Normas Internas CDC

NORMAS INTERNAS PARA USO DO COMPLEXO DE EVENTOS

A Coordenadoria de Desenvolvimento Cultural, em consonância com o disposto na Deliberação CONSU A-09/ 2009, determina suas Normas Internas sobre a utilização do Complexo de Eventos, conforme abaixo, no que diz respeito a:

1. Segurança

a) Dispõe sobre a segurança física, estrutural e de serviços.

1.1 Plano de Segurança

a) Para todo e qualquer evento a Área de Eventos enviará Ordem de Serviço à Vigilância do Campus para análise de necessidade de Plano de Segurança e posterior contato com a Organização.

b) No caso de necessidade de se estabelecer o respectivo Plano de Segurança a Organização do evento deverá tratar diretamente com a Vigilância do Campus.

1.2 Outras orientações sobre segurança

a) Não é permitido nenhum tipo de mobiliário e/ ou equipamento que impeça e/ ou comprometa, total ou parcialmente, o livre trânsito nos corredores, saídas dos auditórios, portas de acesso, salas, escadas, saguões e hall.

b) O perímetro de 1,0 m² livre deve ser respeitado em relação a hidrantes e extintores e, por ventura, outros equipamentos de segurança e de combate a incêndios.

c) Esta Coordenadoria não se responsabiliza pela segurança e guarda de materiais e equipamentos da Organização e/ ou empresas contratadas.

d) Quaisquer danos materiais causados pela Organização e/ ou público participante será de responsabilidade da Organização do evento, feito comunicado à Vigilância do Campus, como ocorrência interna, ou, aos casos que se aplique, Boletim de Ocorrência junto à Polícia Militar.

e) A Capacidade total de cada uma das áreas do Complexo de Eventos deve ser rigorosamente respeitada.

2. Custos Operacionais

2.1 Custos

a) Os custos operacionais referem-se ao que está firmado em Check List com todos os serviços e equipamentos contratados.

b) O valor desses custos será firmado mediante assinatura do Contrato, indispensável para realização do evento.

c) As estimativas de custos serão desconsideradas a partir da formatação do documento dos custos operacionais.

2.2 Pagamento

a) A liquidação das despesas deverá ocorrer até 15 (quinze) dias corridos antes da realização do evento, de acordo com a forma de pagamento previamente estabelecida.

b) Outros prazos de vencimento podem ser negociados com a Equipe de Eventos, desde que sejam antes da realização do mesmo e com prévia aprovação.

c) O não pagamento no prazo estabelecido acarretará juros diários, podendo o evento ser cancelado, por parte desta Coordenadoria, caso não ocorra o referido pagamento até a data de realização.

d) A fatura será enviada pela FUNCAMP.

2.3 Custos extras

a) Referem-se a quaisquer solicitações além dos itens previstos em Check List, cujas alterações impliquem novos cálculos.

b) Os custos extras serão encaminhados para quitação em seguida à realização do evento, cujo prazo de vencimento será previamente acertado com as partes.

2.4 Formas de pagamento

a) A Coordenadoria de Desenvolvimento Cultural, CDC, possui os seguintes meios de pagamento por meio de faturamento FUNCAMP:

– Transferência entre Convênios UNICAMP/ FUNCAMP

– Boleto bancário Santander

b) Os dados para pagamento serão repassados via e-mail.

3. Infraestrutura

3.1 Espaço físico interno

a) Em cumprimento à Lei Estadual 13.541/ 2009 é proibido fumar em ambientes de uso coletivo, públicos ou privados, total ou parcialmente fechados, tal qual compreende o Complexo de Eventos CDC.

b) Não é permitido bebidas e/ ou alimentos nos auditórios do Centro de Convenções.

c) A fixação de cartazes e similares só poderá ser feita em local específico, cuja orientação será dada pelo Supervisor do Evento. Fitas de alta aderência, colas, pregos e outros materiais dos gêneros não podem ser utilizados.

d) Não é permitido o uso de materiais que exalem gases, tóxicos ou não, fumaças, gorduras, serpentinas e confetes, balões, fogos artificiais, ou quaisquer outros similares a estes.

3.2 Espaço físico externo

a) A instalação de tendas e/ ou equipamentos nas áreas externas que circundam o Complexo de Eventos deve ter autorização prévia da Equipe de Eventos, com orientações específicas a cada caso.

b) A montagem de tais estruturas deve respeitar rigorosamente as normas de segurança, para que não haja divergências consulte as plantas dos locais que são permitidas montagens.

c) O período deverá contemplar a montagem e desmontagem das estruturas. Estes prazos devem ser respeitados rigorosamente para que outros eventos não sejam comprometidos.

d) Movimentações nas áreas externas fora do horário de expediente devem ser comunicadas diretamente à Vigilância do Campus.

3.2.1 Plano de Limpeza

a) A Equipe de Apoio a Eventos não possui mão de obra de limpeza para as estruturas que, por ventura, sejam instaladas nas áreas externas, somente no Centro de Convenções.

b) O Plano de Limpeza deve ser entregue quando as áreas externas forem utilizadas.

c) O período de desmontagem do evento contempla a limpeza do local.

3.3 Mobiliários e equipamentos – Centro de Convenções

a) Serão disponibilizados logisticamente de acordo com as regras de segurança.

b) As secretarias são fixas, quaisquer alterações deverão ser previamente autorizadas pelo Supervisor do Evento.

c) O mobiliário dos auditórios do Centro de Convenções está fixado em conformidade com os equipamentos multimídias e conexões da Área TIC, portanto as modificações não são permitidas, devido a implicações com nossos sistemas.

d) No tocante à ocupação dos espaços seguindo as normas de segurança, todo e qualquer mobiliário extra, da Organização, empresas, parceiros, deve ser autorizado pelo Supervisor do Evento.

e) O Complexo de Eventos não possui mão de obra braçal, portanto as modificações na disposição do mobiliário, caso autorizado pelo Supervisor do evento, deverão ser providenciadas pela Organização do evento seguindo as orientações e cuidados necessários.

f) A Sala VIP possui mobiliário próprio, não sendo permitido sua utilização em outros locais.

g) Para quaisquer mobiliários e/ ou equipamentos contratados deve ser enviada comunicação prévia a Equipe de Eventos para adequar à logística e normas do local.

h) Os mobiliários não podem ser retirados das dependências do Complexo de Eventos.

4. Exposição de produtos

a) Produtos e/ ou serviços a serem expostos e/ ou comercializados nas dependências do Complexo de Eventos devem passar por avaliação prévia para autorização junto à Coordenação e, quando necessário, de outro (s) Órgão (ãos) competente (s) da Universidade.

b) Valores referentes à taxa administrativa de produtos e/ ou serviços serão acrescidos aos custos operacionais para realização do evento, inclusive livros e produtos alimentícios.

c) Produtos e/ ou serviços não comunicados e autorizados previamente serão impedidos de permanecerem nas dependências da CDC.

d) Somente nos locais específicos será permitida a exposição.

5. Empresas Prestadoras de Serviços

a) As instituições, terceirizadas ou não, que prestam serviços dentro da Universidade devem entregar Ficha Cadastral.

b) Deve ser encaminhada por e-mail ou impressa e entregue à Área de Eventos.

5.1 Responsabilidades

5.2.1 Alimentos

a) Os funcionários devem estar devidamente uniformizados, com uso de luvas e toucas para manuseio de alimentos e bebidas.

b) Todo material necessário – louças, mobiliário, peças de cozinha – deve ser providenciado pela empresa, até mesmo gás de cozinha para uso nas Copas.

c) Não é permitido o uso de fornos nas Copas do Centro de Convenções e Ginásio Multidisciplinar.

d) O local disponível para pequenos coquetéis e coffee-breaks deve ser respeitado, devido às necessidades do evento e as normas de segurança.

5.2.2 Tradução simultânea e interpretação

a) A empresa é responsável por todo material necessário ao serviço.

b) A cabine de tradução simultânea será montada em local direcionado pela Equipe de Apoio a Eventos.

5.2.3 Empresas de eventos

a) As empresas que realizam eventos devem ter contato direto com a Equipe de Eventos da CDC com acompanhamento de membro da Organização.

b) Outras empresas outrora contratadas pela empresa realizadora também devem ter as Fichas Cadastrais entregues a CDC.

5.2.4 Outros

a) Verificar orientações específicas a cada caso com a Equipe de Eventos.

6. Contatos com outros Órgãos/ Unidades da UNICAMP

6.1 Departamento de Manutenção DeMan

a) Para estruturas com grande necessidade energética nas áreas externas deverá ser feito contato com o referido Órgão.

6.2 Vigilância do Campus

a) O contato será feito em resposta à O.S., enviada pela Equipe de Eventos, quando avaliada a necessidade de Plano de Segurança.

6.3 Centro de Computação CCUEC

a) Quando da necessidade de transferência de ramal para atendimento do respectivo evento.

6.4 Prefeitura do Campus

a) Em consonância com o disposto na Portaria 140/ 1995 e derrogada pela Portaria GR 4/ 1998.

b) Sobre comércio em geral – livros, alimentos e bebidas, artesanatos etc. – na Universidade Estadual de Campinas.

c) Cabe à Organização informar, com antecedência, a Equipe de Eventos que dará as devidas orientações.

7. Prazos

7.1 Montagem

a) Deve respeitar rigorosamente os prazos pré-estabelecidos para que outros eventos e atividades da CDC não sejam prejudicados.

b) Compreende toda entrega de materiais da Organização, bem como as atividades da Equipe de Apoio a Eventos escalada para atendimento.

c) Para entrada de caminhões de grande porte é necessário contato com a Vigilância do Campus para verificar possibilidade de bloqueio a rua de acesso e acompanhamento.

7.2 Evento

a) No que diz respeito ao cumprimento de toda descrição do Check List, firmado no Contrato.

7.3 Desmontagem

a) Todos os materiais devem ser retirados no prazo de desmontagem, conforme em Check List.

b) Todo e qualquer material deixado nas dependência do Complexo de Eventos será descartado após 48 horas.

8. Área de Eventos

a) A Área de Eventos é responsável pelo gerenciamento das informações relevantes à realização do evento nas dependências do Complexo de Eventos.

8.1 Reuniões e Visitas Técnicas

a) As reuniões e visitas técnicas serão agendadas com antecedência à realização do evento para que seja feito o levantamento das informações e elaboração do Check List.

b) A participação de representante (s) da Organização é imprescindível.

8.2 Equipe de Apoio a Eventos

a) A equipe mínima não pode ser reduzida em nenhuma circunstância.

b) Centro de Convenções: 1 Supervisor, 1 Técnico Áudio-visual, 2 Zeladorias.

c) Podendo ser acrescidos, de acordo com as necessidades: Mestre de Cerimônias, Técnico Áudio-visual, Técnico TIC, Zeladorias.

9. Colações de Grau/ Formaturas

a) Trata-se das solenidades formais de colação de grau da Universidade Estadual de Campinas UNICAMP.

b) Demais colações de grau/ formaturas não oficiais da UNICAMP e/ ou realizadas por entidades externas a esta Universidade serão, a fim de custos, a cobrança por pacotes de eventos.

9.1 Solenidades oficiais UNICAMP

a) A capacidade máxima do Auditório III é de 340 lugares, sendo esta ultrapassada os participantes serão direcionados ao Auditório I (Capacidade de 280 lugares) com transmissão ao vivo nos telões

b) Não é permitido o uso de praticáveis nos palcos dos Auditórios do Centro de Convenções.

c) Máximo de 10 membros na mesa diretora.

d) Formandos no palco limitados a 60, quando não houver uso do telão, e 45 para uso do telão. Os demais, caso o número seja ultrapassado, serão acomodados na plateia.

e) Às solenidades de colação de grau da UNICAMP realizadas fora do horário de expediente da Universidade (Segunda a Sexta-feira, das 08h30 às 17h30) incidirá valor referente ao auxílio alimentação/ transporte da Equipe de Apoio a Eventos, que deve ser repassado em até sete dias úteis anteriores à solenidade.

f) O teste das mídias – som, vídeo, fotos – deve ser feito com antecedência, sendo data e hoarário agendados.

g) A entrega do roteiro cerimonial atualizado é imprescindível para andamento dos processos do evento.

h) Os pontos de foto possuem locais específicos para montagem, sendo o máximo de 2 pontos, os quais devem ser desmontados, impreterivelmente, na data da solenidade.

i) Não é permitido o uso de materiais que lancem fumaças, serpentinas e confetes, balões, fogos artificiais, ou quaisquer outros similares a estes.

10. Orientações finais

a) As orientações, petições e comunicados em geral devem ser feitos diretamente ao Supervisor do Evento, que será informado pela Organização previamente.

b) É passível de cancelemento do evento: A não entrega de quaisquer dos documentos exigidos para o andamento do processo; a negligência, não observância e/ ou descumprimento das Normas Internas acima descritas; a não comprovação do pagamento no prazo estabelecido.

 

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Versão 2.0 de Junho de 2013